Auch kleine mittelständische Unternehmen sollten ihre Kommunikation mithilfe eines Redaktionsplans systematisieren.

Ein guter Redaktionsplan ist das Rückgrat einer nachhaltigen Unternehmenskommunikation - gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die oft der Überzeugung sind, nicht genug Inhalte für regelmäßige Updates zu haben. Doch das Gegenteil ist der Fall: Auch der Mittelstand verfügt über reichlich Themen. Man muss sie sich nur bewusst machen. Es geht darum, das Potenzial dieser Themen sichtbar zu machen, und zwar systematisch.

Der Schlüssel zu einem langfristig sinnvollen Redaktionsplan ist eine gründliche Ideensammlung. Fragen Sie sich regelmäßig: Was bewegt Ihre Kunden? Was wünschen sich Ihre Mitarbeitenden an Neuigkeiten und Transparenz? Interne Meilensteine wie das 10-jährige Jubiläum eines Mitarbeiters, das Einführen nachhaltiger Prozesse oder geplante Investitionen, die Eröffnung eines neuen Standorts sind spannende und wichtige Anlässe. Auch saisonale Schwerpunkte bieten Inspiration: der jährliche Start ins Ausbildungsjahr, die Beteiligung an Branchenmessen oder Eigen-Events.

Ein systematischer Redaktionsplan lebt von der vorherigen Ideenfindung. Er profitiert von der aktiven Mitwirkung verschiedener interner und externer Gruppen. Regelmäßige Redaktionssitzungen mit Mitarbeitenden beispielsweise schaffen eine offene Atmosphäre für den Austausch von Ideen - besonders effektiv, wenn Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind. Über das Intranet lassen sich digitale Tools für die Ideensammlung einsetzen, bei denen Mitarbeitende Themenvorschläge einreichen und bewerten können. Ein spezielles Themen-Board kann helfen, Ideen für künftige Beiträge zu sammeln, die die Perspektive der Belegschaft einbringen und auf diese Weise zugleich die interne Kommunikation verlebendigen.

Externe Stakeholder sind ebenfalls wertvolle Ideengeber: Ein Kundenbeirat etwa, der zweimal im Jahr tagt, kann direktes Feedback und aktuelle Anliegen der Kundschaft an das Unternehmen weitergeben. Natürlich sollten die Kommunikationsverantwortlichen unbedingt an solchen Sitzungen teilnehmen, mit ausgefahrenen Antennen und aufnahmebereiten Ohren. Dies stellt sicher, dass die Kommunikation authentisch und an den Bedürfnissen der Zielgruppen ausgerichtet ist.

Um es einfach und überschaubar zu halten, kann der Redaktionsplan nach Kalenderwochen strukturiert werden. Übersichtlich gelistet sollten Kanäle wie Intranet, Website, Social-Media-Profile, Kunden- und Mitarbeitermagazine sowie Newsletter aufgeführt sein. Dies führt von der Themensammlung zur Platzierung der Inhalte in den passenden Medien. Neben der Zeitplanung bietet der Plan die Chance, Medieninhalte und Kommunikationsmittel für verschiedene Zielgruppen gezielt zu verknüpfen. Darüber hinaus hilft das auch, das Konzept der Integrierten Kommunikation zu verfolgen, die eine gewisse Einheitlichkeit der Kommunikation gegenüber der Gesamtheit der Stakeholder im Blick behält. 

Viele, vor allem kleinere mittelständische Unternehmen haben keine finanziellen Ressourcen für teure Redaktions-Tools der marktführenden großen Kommunikations-Agenturen. Dennoch gibt es benutzerfreundliche und kostengünstige Alternativen, die einfach zu bedienen sind und die Redaktionsplanung digital abbilden können ? wie zum Beispiel "Trello" oder "Asana", die in kostenlosen Versionen grundsätzliche Funktionen für die Planung bieten.

Ein intelligent konzipierter und regelmäßig gepflegter Redaktionsplan hält das Unternehmen im öffentlichen Gespräch und zeigt allen Anspruchsgruppen: Hier wird nicht nur Wert auf den ein oder anderen punktuell interessanten Inhalte gelegt, sondern auch auf eine stetige, verlässliche Kommunikation.

Markus Kiefer

Kolumne von Markus Kiefer vom 1. Februar 2025 auf www.markus-kiefer.eu