Die Vorbereitung eines ertragreichen Mitarbeiter-Jahresgespräch darf nicht auf die Sachebene allein reduziert werden.

Genau in der Mitte des Jahres angelangt, mögen sich beim ein oder anderen Personalverantwortlichen erste Gedanken an die jährlichen Mitarbeitergespräche regen. Bei vielen Unternehmen und Organisationen stehen sie ja turnusgemäß in Quartal 4 an. Der eine wird sie mitten im Hochsommer schnell wieder wegschieben. Unangenehm, macht viel Arbeit, frisst viel Zeit und Energie, weckt Emotionen, vielleicht sogar ungute Erinnerungen an schlechte Verläufe in der Vergangenheit. Kümmern wir uns besser nach der Sommerpause drum. Andere, mit noch wenig Erfahrung in der Personalverantwortung, mögen vielleicht sogar umgekehrt ein Gefühl dafür haben, mehr investierte Zeit in eine frühzeitige Vorbereitung im Sinne einer Optimierung ist keine verschwendete Zeit. Und die überzeugten Anhänger einer fortschrittlichen Mitarbeiterkommunikation werden sich vielleicht sogar auf die kommenden Gespräche freuen. Weil sie diese als Chance begreifen, im Sinne einer wertschätzenden, die Arbeitnehmer einbeziehenden Unternehmenskultur.

Das gute alte Instrument der Jahresmitarbeitergespräche ist nicht mehr so ganz unumstritten. Dies weniger in Bezug auf deren Sinnhaftigkeit. Sondern vielmehr auf die Frequenz. Ist einmal im Jahr genug? So mancher fortschrittlich geführte Konzern hat schon auf kürzere Intervalle im Gesprächszyklus mit der Belegschaft umgestellt. Und die Startup-Szene hat noch ganz andere Frequenzen entwickelt.

Dennoch bleibt das jährliche Gespräch für viele Traditionsunternehmen das Mittel der Wahl. Und daran ist auch ganz und gar nichts kritikwürdig. Jedoch, wenn es nur einmal in zwölf Monaten stattfindet, ist es eben eine sehr besondere Option. Und natürlich immer auch eine besondere Gefahr, wenn es in den Sand gesetzt wird.

Eine kritische Selbst-Reflexion der Gesprächsverantwortlichen von Zeit zu Zeit wäre also in der Mitte des Jahres kein schlechtes Timing. Hierzu sei im folgenden Absatz nur ein Gedanke entwickelt, im Anschluss an viele Arbeiten und Publikationen von Rüdiger Hossiep. Und dieser Ansatz gilt ganz unabhängig davon, ob man ein Gespräch mit dem Fokus auf die Leistungs-Bilanz führt oder aber das Jahresgespräch als Entwicklungs-Gespräch sieht oder aber ob man beides verbindet. Wesentlich ist dabei vor allem, dass die Personalverantwortlichen kein Übermaß in die (reine) Sach-Orientierung legen. Wozu klassische mittelständische Unternehmen und traditionelle Organisationen aber durchaus neigen, weil zumeist formell-hierarchisch geführt. 

Besser wäre eine vielschichtige Vorbereitung. Dazu gehört natürlich die sachliche Ebene, aber eben nicht allein. Ein gelungenes, integriertes Mitarbeitergespräch kennt nämlich vier Dimensionen.

Erstens wird in der Sachebene vorbereitet, wie Kompetenzen und die Leistungen des Mitarbeiters sachlich diskutiert und abgewogen werden können. Zweitens werden die Spielregeln und die Struktur des Gespräches geklärt. Die dritte Dimension der Vorbereitung berührt die emotionale Ebene und reflektiert, wie die Gesprächspartner in Beziehung zueinander stehen, welche Nähe zugelassen werden soll. Wie sehr dies dann explizit in die Gespräche einfließen wird, hängt dann wiederum davon ab, ob die jeweilige Unternehmenskultur eher partnerschaftlich oder eher autoritär-formell geprägt ist. Nicht zuletzt, und dies dürfte gegenüber Gesprächspartnern der Generationen Y und Z rasant an Gewicht gewinnen: Welche Werte (aus Sicht des Unternehmens und aus Sicht des Arbeitnehmers) müssten Gesprächsgegenstand werden.

Es lohnt sich, in der gedanklichen Vorbereitung und Einstellung, allen vier Dimensionen die gleiche Beachtung zu schenken. Frühzeitig!

Markus Kiefer

(Kolumne von Markus Kiefer vom 1. Juli 2023 auf www.markus-kiefer.eu)